Pengadaan barang sebuah perusahaan atau instansi maupun organisasi merupakan hal yang harus selalu diperhatikan dalam memaksimalkan segala kegiatan yang ada. Untuk itu, kali ini kami akan membagikan contoh surat pengadaan dan cara membuatnya yang bisa menjadi referensi anda.
Dalam sebuah aktivitas kantor, atau perusahaan, tentunya tidak hanya cukup dibutuhkan SDM saja, tetapi juga membutuhkan sarana dan prasarana yang bisa mendukung aktivitas yang dilakukan, contohnya saja seperti komputer untuk mengetik, kursi dan meja untuk duduk dan bekerja, alat tulis, dan lain sebagainya. Nah, disinilah peran dari surat pengadaan dimana surat pengadaan adalah sejenis surat yang bertujuan untuk menyampaikan permintaan tertentu ke pihak lainnya, dimana permintaan anda harus jelas dan detail beserta alasannya karena berbentuk tertulis.
Karena surat ini merupakan surat permintaan tertulis untuk mengajukan permohonan atau permintaan barang atau jasa ke pihak lain, maka penting untuk membuat surat ini bersifat formal dan menggunakan bahasa yang baku sesuai EBI pada saat membuat surat ini.
Fungsi Surat Pengadaan
Surat pengadaan sendiri memiliki beberapa fungsi yang harus anda ketahui, yang bisa anda simak sebagai berikut.
- Pertama, anda akan memiliki bukti tertulis mengenai permintaan pengadaan ke pihak lain yang memang berwenang menyediakannya
- Bisa menjadi dokumen tertulis untuk bahan pertanggung jawaban kedua belah pihak
- Sebagai keperluan arsip dokumen agar lebih mudah
- Dan terakhir adalah untukmemudahkan pencatatan barang yang masuk dan keluar
Format Surat Pengajuan Barang
Berbicara format surat pengadaan, dimana format surat ini bisa berbeda tergantung kebijakan perusahaan, atau instansi masing-masing. Namun secara umum, format penulisan surat pengajuan barang hampir sama dengan surat permohonan bantuan dana.
Berikut format atau struktur surat pengadaan yang umum digunakan yang harus anda tambahkan apabila anda membuat surat pengadaan ini.
- Kepala surat
- Nomor surat
- Tanggal, bulan, dan tahun surat
- Lampiran
- Hal atau perihal
- Alamat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat
Contoh Surat Pengadaan
Surat Permohonan Pengadaan Barang Kantor Perusahaan
KOP SURAT
Jakarta, 22 Februari 2023
Nomor : …………………………….
Perihal : Pengajuan Pengadaan Barang
Kepada Yth,
Kepala Departemen Sarana dan Prasarana
…………………………………
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya beberapa penambahan karyawan PT. Maju Jaya Sejahtera, maka bertambah juga kebutuhan alat-alat kantor yang harus segera terpenuhi. Untuk itu, kami bermaksud mengajukan pengadaan barang seperti di bawah ini :
Jenis Barang Jumlah
PC, dan Keyboard 1 Unit
Meja dan Kursi 1 Unit
Laptop 1 Unit
Kami berharap barang tersebut sudah kami terima selambat – lambatnya pada tanggal ……………………., dikarenakan pegawai baru wajib masuk kerja pada tanggal …………………….. sesuai dengan instruksi dari atasan.
Demikian surat pengajuan pengadaan barang ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala Departemen Personalia,
Budi Solihin
Surat Permohonan Pengadaan Barang Untuk Inventaris
KOP SURAT
Surabaya, 22 Februari 2023
Nomor : …………………………….
Perihal : Pengadaan Barang Inventaris
Kepada Yth,
……………
di Tempat
Dengan hormat,
Dengan adanya kuota peserta didik baru, maka dengan begitu perlu adanya penambahan beberapa sarana dan prasarana baru. Beberapa penambahan tersebut terkait dengan adanya siswa baru berupa kursi, meja, serta papan tulis baru.
Sehubungan dengan hal tersebut, bersama ini kami bermaksud mengajukan pengadaan barang inventaris kelas, berupa :
Jenis Barang Jumlah
Meja Guru 2 Buah
Kursi Guru 2 Buah
Meja Siswa 20 Buah
Kursi Siswa 20 Buah
Papan Tulis 2 Buah
Demi kelancaran proses belajar mengajar, maka kami berharap barang – barang inventaris tersebut sudah tersedia saat memasuki Tahun Ajaran 2021/2022 mendatang pada tanggal 14 Juli 2021.
Demikian surat pengajuan pengadaan barang ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala Kemahasiswaan,
……………………..
Surat Permohonan Pengadaan Barang ATK
KOP SURAT
Bogor, 22 Februari 2023
No : ……………………………
Hal : Permohonan Pengadaan Barang
Lampiran : ………………………
Yth.
Direktur Pengadaan
Berkah Abadi ATK
Kota Jakarta
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : ………
Jenis Kelamin : ………
NIP : ………
Jabatan : ………
Sehubungan dengan kebutuhan kantor yang terus bertambah, kami selaku PT. Indokom bermaksud untuk meminta pengadaan barang sesuai dengan kebutuhan kantor. Adapun barang yang kami butuhkan berupa 22 set peralatan tulis lengkap dan mohon disediakan dalam waktu seminggu.
Demikian surat ini dibuat. Atas perhatian Bapak / Ibu kami ucapkan terimakasih
Pemohon,
Demikian informasi mengenai contoh surat pengadaan yang bisa menjadi referensi anda dalam membuat surat ini untuk kebutuhan anda baik itu kebutuhan personal, perusahaan, organisasi maupun instansi. semoga berguna dan bermanfaat.