Apa itu surat pemberitahuan dan bagaimana fungsi serta cara membuatnya? Anda bisa menyimak contoh surat pemberitahuan lengkap dengan pembahasan penting lainnya yang harus anda ketahui dalam membuat surat ini yang akan kami bagikan kali ini.
Perlu anda ketahui bahwa surat pemberitahuan adalah sejenis surat resmi berisi informasi penting yang dikirim oleh satu pihak ke pihak lainnya. Pihak yang mengirim atau membuat surat bisa tergantung dari kebutuhan informasi apa yang hendak disampaikan yang bisa diteruskan antara individu, perusahaan ke perusahaan, maupun antar sesama instansi dan organisasi agar tidak melewatkan informasi yang mungkin penting bagi yang menerima surat pemberitahuan.
Sebagai contoh, surat ini bisa berupa pemberitahuan pihak sekolah ke para orang tua siswa dimana akan diadakan rapat guru dan orang tua, atau bisa juga surat pemberitahuan perusahaan kepada karyawannya akan acara yang diadakan kantor untuk merayakan hari ulang tahun kantor, dan berbagai tujuan lainnya.
Untuk lebih jelasnya mengenai untuk apa surat ini dibuat, maka berikut fungsi dan tujuan surat pemberitahuan yang bisa anda simak sebagai berikut.
Fungsi Surat Pemberitahuan
Adapun tujuan pembuatan surat ini pada dasarnya cukup sederhana yakni untuk meneruskan informasi ke pihak lainnya tentang apa yang mungkin mereka perlu ketahui, dimana umumnya seperti seputar pelaporan yang bersifat wajib seperti laporan pajak dan semacamnya, atau bisa juga tentang pemberitahuan suatu kegiatan atau even tertentu yang harus diikuti.
Format Surat Pemberitahuan
Kop Surat
Pada bagian ini menunjukkan bahwa surat ini merupakan surat resmi dan wajib ada apabila surat berasal dari organisasi, lembaga, atau instansi tertentu.
Identitas Penerima Surat
Nama dan alamat penerima harus tertulis dengan lengkap dan jelas.
Isi Surat
Berisi informasi yang hendakanda sampaikan. Usahakan menulisnya dengan ringkas dan jelas sehingga tidak membingungkan penerima.
Informasi Tambahan
Umumnya berupa lampiran yang bisa anda tambahkan keterangan atau rincian lainnya.
Tanda Tangan
Seperti pada surat resmi pada umumnya, yang menunjukkan bahwa surat memang berasal dari anda dan isinya memang sesuai fakta.
Tips Cara Membuat Surat Pemberitahuan
Bagi anda yang ingin membuat surat ini, maka berikut tips yang bisa anda terapkan dalam membuat surat ini yang bisa anda simak dibawah ini.
Pastikan format mudah dipahami
Dengan format surat yang benar, maka akan membuat surat anda mudah dipahami penerima. Maka dari itu, Anda bisa mengikuti format di atas atau sesuai contoh di bawah.
Penulisan yang akurat
Surat pemberitahuan berisi informasi penting, sehingga Anda harus menulisnya dengan tepat dan akurat. Hindari typo atau kalimat ambigu yang membingungkan.
Gunakan bahasa yang formal
Umumnya surat ini bersifat formal atau resmi, sehingga usahakan anda menggunakan bahasa baku yang profesional dan sesuai keadaan.
Usahakan informasi ringkas
Pastikan muatan surat jelas dan tidak bertele-tele, yang artinya setiap informasi tersampaikan dengan komprehensif dan tepat sasaran.
Kirim di waktu yang tepat
Hal ini bisa anda sesuaikan dengan urgensi surat tersebut. Anda bisa langsung mengirimnya segera ketika anda merasa isi informasi penting dan urgent walaupun pada hari libur.
Mengecek dan Memeriksa Ulang
Terakhir, anda bisa mengusahakan memeriksa surat sebelum mengirimnya. Jangan sampai ada typo, kesalahan format, dan kekurangan lain yang bisa membuat bingung penerima.
Contoh Surat Pemberitahuan
Contoh Surat Pemberitahuan dari Kelurahan/Kecamatan
KARANG TARUNA WARGA RW 12
KELURAHAN ASAM PAHIT KECAMATAN APEL IJO
KOTA BANDUNG PROVINSI JAWA BARAT
Sekretariat. Jl. Ungu Abu No. 4 Telp. 022 330069 Mobile. 09766977925
Bandung, 23 februari 2023
No: 013/KTR30/SPR/VIII/2023
Lampiran: –
Hal: Pemberitahuan kegiatan
Yth.
Bapak/ Ibu Lurah
Kelurahan Asam Pahit
Kota Bandung
Jalan Ikan Kuda Raya no. 12
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun Republik Indonesia yang ke- 71, kami selaku pemuda – pemudi RW 12 Kelurahan Asam Pahit Kecamatan Apel Ijo yang tergabung ke dalam organisasi kepemudaan bernama Karang Taruna, akan mengadakan acara pentas seni yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Senin/26 Februari 2023
Waktu: 08.00 – Selesai
Tempat: Lapangan Rakyat RW 20 Kelurahan Melodi Gitar
Sehubungan dengan kegiatan yang akan kami selenggarakan tersebut, maka kami atas nama pemuda-pemudi warga RW 30 Kelurahan Asam Manis yang tergabung ke dalam organisasi Karang Taruna, memberitahukan kepada Bapak/ Ibu Lurah Kelurahan Asam Manis mengenai kegiatan acara pentas seni yang akan kami selenggarakan ini.
Demikian surat pemberitahuan kegiatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/ Ibu kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ketua Karang Taruna,
Budi Solihin
Contoh Surat Pemberitahuan dari Instansi Perusahaan
Citra Cakrawala Radio
Jalan Kelinci Merah Raya Km. 10 Bandung
Telp. 022 – 947791
Bandung, 23 februari 2023
Nomor: 15/CCTV/VIII/2023
Perihal: Pemberitahuan
Yth.
Seluruh karyawan
Beserta staff
Citra Cakrawala Radio
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya acara halal bihalal di lingkungan perusahaan yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal: Senin, 26 Februari 2023.
Waktu: 08.00 – Selesai.
Tempat: Lapangan PT Citra Cakrawala Radio.
Maka dari itu, kami selaku jajaran direksi PT Citra Cakrawala Radio memberitahukan agar Bapak/ Ibu dapat hadir pada acara kegiatan halal bihalal tersebut.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Direktur Utama
Citra Cakrawala Radio,
Budi Solihin
Contoh Surat Pemberitahuan dari Instansi Sekolah
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMA NEGERI 2 KOTA MAKASAR
Jalan Asem Asi No. Makasar
Tlp. 022 – 690000 Fax. 022 – 690001
Nomor: 005/PK/60/VIII/2023
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Bakti Sosial
Lampiran: 1 (satu) berkas proposal
Kepada
Seluruh Siswa-Siswi
Dan Bapak/ Ibu Guru beserta Staff
SMA Negeri 2 Kota Makasar
Dengan hormat,
Segala puji hanya bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat hingga saat ini. Shalawat serta salam semoga tercurah kepada junjungan kita nabi Muhammad SAW beserta keluarganya, para sahabatnya dan umatnya yang setia hingga akhir zaman. Teriring doa semoga kita senantiasa berada dalam lindungan Allah SWT.
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan Bakti Sosial berupa pemeriksaan kesehatan gratis dan pembagian sembako untuk kaum dhuafa yang inshaAllah akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal: Kamis, 26 Februari 2023.
Tempat: Lapangan SMA Negeri 2 Makasar.
Maka, kami memohon kepada Bapak/ Ibu agar berkenan untuk hadir dalam kegiatan acara bakti sosial yang akan kami laksanakan tersebut.
Demikian pemberitahuan dan undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Makassar, 23 Februari 2023,
Kepala SMA Negeri 2 Makasar,
Budi Solihin
Demikian informasi mengenai contoh surat pemberitahuan, yang semoga berguna dan bermanfaat.