Bagi anda yang ingin mengadakan sebuah acara, kegiatan atau even dan terkendala tempat, maka sebagai solusinya anda harus mengetahui contoh surat peminjaman tempat yang bisa menjadi jalan keluar dari masalah keterbatasan tempat anda untuk mengadakan acara yang telah anda rencanakan. Begini contoh dan cara membuatnya.
Sesuai dengan namanya, surat peminjaman tempat merupakan surat yang dibuat secara resmi sebagai bentuk permohonan izin atas peminjaman tempat kepada dinas atau instansi terkait. Dengan adanya surat ini, maka pihak penyedia akan mendapatkan informasi yang jelas mengenai jenis acara dan waktu berlangsungnya acara.
Selain itu, surat peminjaman tempat merupakan bagian dari salah satu legalitas dalam menjalankan suatu kegiatan, sebab apabila anda mengadakan acara atau kegiatan tanpa memgantongi surat ini, bisa saja anda akan menemukan sejumlah kendala perizinan saat acara sedang berlangsung yang pastinya anda tidak inginkan bukan?
Cara Membuat Surat Peminjaman Tempat
Apabila anda berencana membuat kegiatan atau acara yang melibatkan orang banyak, maka sebaiknya anda mengajukan surat peminjaman tempat sesuai dengan kebutuhan dan relevansinya. Dimana cara membuat surat ini pun sangat mudah untuk dibuat oleh siapa saja.
Namun sebagai surat resmi, maka surat ini tentu juga tidak bisa sembarangan dibuat, untuk itu berikut panduan cara membuat surat peminjaman tempat sebagai berikut.
- Kop surat. Pastikan surat anda memiliki kop surat yaitu kepala surat yang tertera dalam surat peminjaman tempat.
- Informasi yang jelas tentang tanggal serta tempat pada surat peminjaman tersebut dibuat.
- Anda bisa mencantumkan dengan dituju kepada siapa surat peminjaman tersebut dilayangkan.
- Isi dalam surat peminjaman tempat harus ditulis secara jelas serta terdapat informasi berupa waktu pelaksanaan, tujuan peminjaman, dan sebagainya.
- Terdapat tanda tangan pembuat surat atau penanggung jawab dalam sebuah kegiatan.
Kegiatan yang Membutuhkan Surat Izin
Adapun beberapa macam acara atau kegiatan yang membutuhkan izin peminjaman tempat adalah sebagai berikut.
- Acara Reuni
- Syuting Sinetron (Film Episode)
- Syuting Film (Layar Lebar dan Film Pendek)
- Acara Pernikahan
- Konser atau Pertunjukkan Musik
- Kegiatan Olahraga
- Camping atau Kemah
Contoh Surat Peminjaman Tempat
Contoh Surat Peminjaman Tempat untuk Pameran
Komunitas Pecinta Kelinci (KoTaCi) Palembang
Sekretariat: Jalan Sultan Mansyur No. 1034 C, Kel. Bukit Lama, Palembang
Telp. 0711-446000
Palembang, 02 Maret 2023
Nomor : KTC.01/SK000/01/2023
Lampiran : Proposal Pameran Kelinci
Perihal : Permohonan Izin Peminjaman Tempat
Yth.
Kapolresta Palembang
di
Tempat
Dengan Hormat,
Dalam rangka memasyarakatkan budidaya kelinci di Kota Palembang, kami dari Komunitas Pecinta Kelinci (KoTaCi) Palembang bermaksud ingin mengadakan pameran terbatas secara temporer di pusat keramaian.
Pameran yang kami lakukan tidak menggunakan tempat khusus, hanya memamerkan kelinci +/- 30 ekor kelinci dalam kendang temporer. Pelaksanaan pameran jalanan ini akan kami laksanakan pada:
Hari/Tanggal : Minggu, 09 Maret 2023
Pukul : 08.00 WIB – Selesai
Acara : Pameran Kelinci
Lokasi Pelaksanaan : sekitar Kambang Iwak Palembang
Adapun secara detail maksud dan tujuan kegiatan ini kami sampaikan dalam lampiran surat permohonan ini.
Demikian surat permohonan izin ini kami sampaikan untuk memenuhi prosedur hukum. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ketua Komunitas
Budi Solihin
Contoh Surat Peminjaman Tempat untuk Latihan
Komunitas Bulu Tangkis Bandar Lampung
Sekretariat: Jalan Jend. A. Yani No. 2, Bandar Lampung
Telp: 0822-7762-8898
Bandar Lampung, 2 Maret 2023
Nomor : 14/MNJAM99/XXII
Lampiran : 1 (satu)
Perihal : Peminjaman Tempat
Yth.
Kepala Camat Enggal
di
Tempat
Dengan Hormat,
Dengan datangnya surat ini, kami dari Komunitas Pecinta Bulu Tangkis Kecamatan ingin mengadakan Latihan Bulu Tangkis bersama yang rencananya akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 10 Maret 2023 – Minggu, 17 Maret 2023
Pukul : 08.00 WIB – Selesai
Acara : Latihan Bersama Bulu Tangkis
Lokasi Pelaksanaan : Gedung Olahraga (GOR) Saburai, Kelurahan Enggal, Bandar Lampung
Kami bermaksud ingin mengajukan permohonan izin untuk dapat menggunakan Gedung Serbaguna Kecamatan. Mohon dapat dikabulkan, di mana acara ini dilaksanakan untuk persiapan lomba dalam rangka memeriahkan Ulang Tahun Republik Indonesia yang bertepatan dibulan Agustus nanti.
Demikian surat ini kami sampaikan, kami ucapkan terima kasih atas waktu yang diberikan.
Hormat Kami,
Ketua Panitia
Elsa Putri
Contoh Surat Peminjaman Tempat untuk Reuni
Panitia Acara Reuni dan Temu Alumni
SMPN 1 Tegal Tahun Ajaran 2023/2024
Jalan Raya Pantura Tegal Kilometer 12,5
Telp. (0237) 455557
Tegal, 3 Maret 2023
Nomor : 22/PART1/VIII/2020
Lampiran : –
Perihal : Permohonan Peminjaman Tempat dan Sarana
Yth.
Kepala Sekolah SMPN 1 Tegal
di
Tempat
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Sehubungan dengan berlangsungnya kegiatan Reuni dan Temu Alumni yang insya Allah akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : 10 Maret 2023
Waktu : 10.00 – Selesai
Tempat : Aula SMPN 1 Tegal
Untuk itu kami mengharapkan kesediaan Bapak/Ibu untuk meminjamkan tempat dan sarana berupa:
Lapangan Upacara
Mushola
Sound System sebanyak 1
Microfon sebanyak 1
Meja sebanyak 2
Kursi sebanyak 50
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan sebagai bahan pertimbangan peminjaman tempat dan sarana. Atas izinnya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat Kami,
Ketua Panitia Sekretaris
Budi Solihin
Demikian informasi mengenai contoh surat peminjaman tempat dan cara membuatnya, semoga berguna dan bermanfaat.