Anda sedang mencari contoh surat permohonan audiensi kepada pejabat publik seperti Walikota, Gubernur, Kapolda dan lainnya, maka berikut beberapa contoh yang bisa anda simak dibawah ini.
Audiensi pastinya bukan merupakan istilah asing dalam kegiatan berorganisasi dimana audiensi umum dilakukan dengan tujuan memperkenalkan organisasi, kepengurusan, atau bahkan pemberitahuan kegiatan kepada pihak tertentu. Lalu apa pengertian surat permohonan audiensi?
Seperti namanya, surat audiensi adalah surat resmi yang bertujuan untuk mengajukan permohonan pada pihak-pihak tertentu baik itu lembaga atau pejabat tinggi. Adapun tujuan utama dari surat ini adalah untuk meminta kehadiran, partisipasi hingga berbagai kepentingan. Mulai dari kepentingan bisnis antar perusahaan, sekolah instansi pemerintahan hingga organisasi berbagai pihak.
Bentuk surat audiensi ini biasa diajukan apabila suatu pihak ingin menyelenggarakan acara atau kegiatan, contohnya seperti ada massa yang ingin berdemo. Maka surat permohonan audiensi tersebut bisa diajukan kepada pihak yang berkaitan seperti polisi, pejabat daerah ataupun kepala instansi setempat. Atau contoh lainnya seperti perayaan ulang tahun organisasi dan mengirikan surat permohonan audiensi kepada pejabat umum agar bersedia hadir menyaksikan ulang tahun tersebut dan masih banyak lagi contoh yang lainnya.
Walaupun sekilas mirip dengan surat undangan tetap surat audiensi memiliki makna yang lebih dalam serta mengisyaratkan sebuah permohonan atau permintaan secara resmi dan bisa dipertanggung jawabkan dalam sebuah lingkup organisasi, sebab surat permohonan audiensi bukan hanya sekedar permintaan pihak tertentu untuk hadir, tapi bisa juga berbentuk permohohan dana.
Struktur Pada Surat Permohonan Audiensi
Sebagai surat resmi, maka surat ini tidak bisa sembarangan dibuat dimana terdapat beberapa poin penting agar surat ini bisa diterima dengan baik oleh pihak yang anda kirimkan surat ini. Selain itu, pastikan anda menggunakan bahasa yang sopan dan jelas, mengingat surat audiensi ini umumnya ditujukan pada pejabat di sebuah organisasi, instansi, maupun pejabat lembaga.
Berikut struktur penting pada surat permohonan audiensi yang harus anda ketahui.
Kop Surat
Dalam contoh surat permohonan audiensi, terdapat beberapa hal penting yang harus ada. Tentunya harus berisikan keterangan satu ini sebagai petunjuk. Beberapa diantaranya adalah seperti Nomor surat, Lampiran Surat, Perihal atau Hal. Pastikan untuk mengisinya sesuai dengan maksud dan tujuan surat dibuat. Sehingga menunjukkan bahwa surat tersebut memang resmi.
Keterangan Pihak Yang Dimohonkan Izin Untuk Audiensi
Selain kop surat, bagian surat lainnya yaitu keterangan pihak yang dimohonkan izin untuk audiensi. Biasanya dalam bagian ini akan berisikan tulisan nama pejabat atau instansi yang dituju untuk audiensi. Tentunya bagian penting harus ada dan tidak boleh terlewatkan, sehingga surat bisa diterima dan tersampaikan dengan baik.
Waktu Pelaksanaan
Tidak hanya itu, waktu pelaksanaan juga sangat penting untuk dituliskan di dalam surat permohonan audiensi. Hal ini agar pihak yang dituju bisa mempertimbangkan apakah bisa menghadiri atau tidak. Selain itu, keterangan waktu juga untuk mengetahui kapan tujuan dari surat diinginkan, sehingga bisa diproses lebih lanjut nantinya.
Keterangan Tempat
Keterangan tempat juga berfungsi untuk memberitahukan dimana acara diadakan. Sehingga pihak yang dituju untuk audiensi tidak salah alamat. Hal ini akan membuat acara pun berjalan dengan lancar dan tanpa hambatan.
Isi Permohonan Audiensi
Jangan lupa dengan mengisi permohonan audiensi, maka pastikan untuk menuliskan maksud dan tujuan mengirimkan surat. Poin Satu ini sangatlah penting agar pihak yang dituju mengerti dengan benar apa yang dimaksudkan. Sehingga bukan tidak mungkin bisa menjadi pertimbangan yang baik.
Nama Dan Tanda Tangan Pihak Yang Mengajukan
Dan terakhir yang juga merupakan poin penting dari surat ini adalah nama dan juga tanda tangan pihak yang mengajukan. Bagian surat satu ini sangat penting untuk menginformasikan siapa pihak yang memang mengajukan surat permohonan audiensi tersebut. Pastikan surat dilengkapi dengan tanda tangan resmi.
Contoh Surat Permohonan Audiensi
Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Rektor Universitas
Malang, 30 Maret 2023
Nomor : xx/xx/xx/x/xxxx
Lampiran : 1 Lembar
Perihal : Permohonan Audiensi
Yth.
Rektor Universitas Muhammadiyah Malang
di Tempat
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan terbentuknya kepengurusan baru Perhimpunan Mahasiswa Pecinta Alam UMM 2023, kami disini bermaksud untuk mengajukan permohonan Audiensi dengan Bapak Rektor Universitas Muhammadiyah Malang untuk memberikan arahan dan turut serta berpartisipasi menjaga lingkungan nasional. Sehingga nantinya akan berdampak baik pada lingkungan saat ini dan juga masa depan.
Demikian permohonan kami buat dan sampaikan, kami sangat berharap kehadiran bapak dalam acara yang kami buat. Atas perhatian dan partisipasi bapak, kami selaku perwakilan mengucapkan terima kasih sebanyak-banyaknya.
Hormat kami,
Pengurus Perhimpunan Mahasiswa Pecinta Alam UMM 2023
Ketua Wakil
Johnny Brian Soedibjo
Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Gubernur
Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Bupati
Pasuruan, 30 Maret 2023
Nomor : xxx.xx.xx.xx.xxxx
Lampiran : –
Perihal : Permohonan Audiensi
Yth.
Bapak Bupati Pasuruan
Di Tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Puji syukur kehadirat Allah SWT dan do’a kami sampaikan semoga dalam menjalankan aktivitas sehari-hari senantiasa mendapatkan Rahmat dan HidayahNya. Amin.
Sehubungan dengan telah dilaksanakannya Konferensi Cabang (KONFERCAB) HMI Ke VI Pengurus Cabang Himpunan Mahasiswa Islam pada tanggal 30 Maret 2023 kemarin, yang telah menghasilkan seorang Ketua Umum yang baru. Maka kami bermaksud untuk dapat AUDIENSI kepada Bapak Bupati Pasuruan.
Demikianlah surat Permohonan Audiensi ini kami sampaikan, atas perhatian dan juga partisipasinya kami ucapkan banyak terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Hormat kami,
Mengetahui,
Pengurus Cabang
Himpunan Mahasiswa Islam Pasuruan
Pasuruan – Jawa Timur
Hilma Raffi
Contoh Surat Permohonan Audiensi Kepada Walikota
Nomor : xxxx/xxx/xxx/xxx/xxxx
Lamp. :
Perihal : Permohonan Audiensi
Kepada Yang Terhormat
Ir. Tri Rismaharini, M.T.
(Walikota Surabaya)
Di
Surabaya
Assalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh.
Puji syukur kehadirat Allah SWT, semoga Taufik dan Hidayah Allah SWT selalu menyertai, agar kita tetap tegar dan maju tak gentar dalam perjuangan membela yang benar. Amin.
Sehubungan dengan berakhirnya masa jabatan Pengurus Cabang Partai Demokrat Kota Surabaya, serta akan digelarnya Musyawarah Cabang Partai Demokrat kota Surabaya, maka bersama surat Audiensi ini kami Pengurus cabang bermaksud untuk bersilaturahmi serta meminta dukungan demi kesuksesan dan kemajuan Partai. Sehingga akan terjalin dengan baik mengenai sinergitas antara Partai Demokrat kota Surabaya dengan Pemerintah Kota Surabaya. Adapun acara Audiensi ini kami berharap dapat dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : Rabu, 10 April 2023
Waktu : 10.00 WIB sd. selesai
Tempat : Balaikota
Demikian surat permohonan Audiensi ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya, kami ucapkan terimakasih sebanyak-banyaknya.
Wassalamu’alaikum wr. wb
Surabaya, 30 Maret 2023
DEWAN PENGURUS CABANG
PARTAI DEMOKRAT
instansi dalam kegiatan untuk mendapatkan kepercayaan lebih.