Kuitansi adalah suatu dokumen yang berfungsi sebagai bukti transaksi atas penerimaan dana. Dalam hal ini, penerima uang mengeluarkan dan menandatangani dokumen tersebut, lalu memberikannya kepada orang yang melakukan pembayaran.
Kehadiran kuitansi sangat berguna untuk membuat proses pembukuan lebih sederhana, terutama untuk penginputan arus kas yang masuk dan keluar. Kuitansi umumnya berisi informasi tentang kop perusahaan, nomor keluarnya kuitansi, nama orang yang membayar, jumlah uang yang dibayar, tujuan pembayaran, tanggal pembayaran, dan lain-lain.
Kuitansi bisa dijadikan alat bukti transaksi yang kuat di mata hukum jika terjadi suatu perselisihan antara pihak penerima dan pihak yang membayar. Agar lebih mengetahui informasinya, simak pemaparan tentang kuitansi di artikel ini.
Ciri-ciri Kuitansi
Kuitansi memiliki beberapa ciri yang membedakannya dengan bukti transaksi lainnya. beberapa ciri kuitansi adalah sebagai berikut:
1. Terbagi menjadi Dua Bagian
Kuitansi sebagai barang bukti transaksi terbagi menjadi dua sisi, yakni bagian kiri dan kanan. Kedua pihak sama-sama memperoleh lembaran dari bukti pembayaran tersebut.
Kuitansi bagian kanan (kertas yang lebih kecil) dipegang oleh penjual, sedangkan kuitansi bagian kiri (kertas yang lebih besar) ditujukan kepada pembeli.
2. Terdiri dari Dua Rangkap
Ciri kuitansi adalah terbagi menjadi dua rangkap. bagian atas adalah bagian asli yang dipegang pihak pembayar. Sedangkan bagian bawah adalah arsip yang dipegang oleh pihak yang menerima pembayaran.
3. Disetujui Kedua Belah Pihak
Adanya kuitansi ini perlu disetujui oleh kedua belah pihak. Adapun informasi yang tercantum yakni seperti identitas produk, jumlah uang yang dibayarkan, alamat, tanggal pembayaran, nama, dan tanda tangan penjual. Ini adalah bukti yang valid bahwa kedua belah pihak melakukan transaksi pembayaran.
Jenis-jenis Kuitansi Berdasarkan Penggunaannya
Kuitansi terdiri dari beragam jenis yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan penggunanya. Secara umum, kuitansi terdiri dari lima jenis, di antaranya sebagai berikut:
1. Kuitansi Transaksi Produk
Jenis kuitansi yang pertama adalah kuitansi transaksi produk. Kuitansi ini berisi informasi tentang barang yang dibeli oleh konsumen. Bukti ini berisi tentang beberapa informasi, seperti nomor seri lengkap item, jenis barang, harga barang, dan alamat pelanggan.
2. Kuitansi Bukti Pembayaran
Secara umum, fungsi kuitansi adalah sebagai bukti pembayaran. Pemanfaatan jenis kuitansi ini umumnya terjadi ketika proses jual beli.
Bukti pembayaran bisa dalam bentuk kredit atau pembayaran lunas. Kuitansi bukti pembayaran juga menerangkan tentang jumlah uang yang harus dibayar beserta informasi lain dari pihak pembayar.
3. Kuitansi Transfer Uang
Kuitansi transfer uang merupakan alat bukti pembayaran yang digunakan di industri perbankan. Pada bukti transaksi ini, terdapat ciri khas berupa nomor rekening penerima yang tercantum secara detail pada kuitansi tersebut.
4. Kuitansi Serah Terima Uang
Jenis kuitansi yang berikutnya yakni serah terima uang. Kuitansi jenis ini termasuk yang paling sering digunakan dalam dunia transaksi.
Jika memakai jenis kuitansi serah terima uang, maka Anda perlu menyertakan jumlah uang yang dikirim ke pihak penerima, entah itu individu, perusahaan, atau institusi.
Format Kuitansi
Pada penjelasan sebelumnya telah dibahas sedikit tentang format kwitansi online. Adapun format kuitansi yang lengkap di antaranya sebagai berikut:
1. Nomor Kuitansi/Tanda Terima
Format kuitansi yang pertama adalah nomor atau tanda terima. Umumnya, penulisan angka dan huruf abjad disesuaikan dengan kebutuhan pihak penjual. Tujuannya yakni sebagai pembeda antara kuitansi yang satu dengan lainnya
2. Tempat dan Tanggal Penerbitan Kuitansi
Format yang berikutnya yakni tempat dan tanggal pembuatan kuitansi. Bagian ini harus dicantumkan secara jelas karena bisa dijadikan bukti transaksi. Selain itu, kuitansi juga berguna untuk penginputan arus kas.
Jika suatu saat harus melakukan pengecekan, maka informasinya bisa dipahami dengan jelas. Hal ini perlu diperhatikan untuk meminimalisir terjadinya kesalahpahaman antara pihak yang membayar dengan pihak yang menerima uang.
3. Nama
Nama dalam kuitansi harus disertakan dengan jelas karena menyatakan identitas dari pihak yang membayar. Oleh karena itu, bagian ini harus dicantumkan secara rinci.
4. Produk
Format kuitansi yang berikutnya adalah produk yang dibeli atau disewa oleh pihak yang membayar. Informasi ini mencakup jenis produk, jumlah, biaya, dan lain-lain.
5. Nominal Pembayaran
Umumnya, nominal uang tidak hanya sekadar ditulis dalam bentuk angka, namun juga disertakan dengan huruf. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir kesalahan dalam penulisan jumlah uang.
6. Tujuan Pembayaran
Maksud dari tujuan pembayaran adalah menginformasikan tentang untuk apa pembayaran uang tersebut. Contohnya, untuk membeli barang elektronik di toko.
7. Tanda Tangan
Orang yang membubuhkan tanda tangan di kuitansi adalah pihak yang bertanggung jawab atas transaksi tersebut. Itulah mengapa jangan menandatangani kuitansi kosong sembarangan. Hal ini dilakukan untuk menghindari penyalahgunaan bukti transaksi.
8. Materai
Materai yang umumnya digunakan adalah materai bernilai Rp10.000. Dengan adanya materai ini, maka kuitansi memiliki kekuatan hukum. Pemakaian materai harus disesuaikan dengan ketetapan Menteri Keuangan Indonesia, yaitu:
- Transaksi dengan jumlah uang < Rp250 ribu tidak membutuhkan materai.
- Transaksi dengan jumlah uang Rp250 ribu – Rp 1 juta perlu menggunakan materai Rp10 ribu
- Transaksi dengan nominal > Rp 1 juta harus menggunakan materai Rp10 ribu.
9. Stempel Perusahaan
Stempel instansi atau perusahaan berfungsi sebagai penjelas bahwa kuitansi tersebut dikeluarkan oleh pihak yang benar-benar berwenang. Stempel tersebut menunjukkan keterangan apakah pembayaran sudah lunas atau masih dalam bentuk cicilan.
Cara Membuat Kuitansi
Berikut adalah langkah-langkah membuat kuitansi yang mudah:
1. Masukkan Nomor Kuitansi
Langkah pertama yakni masukkan nomor kwitansi pembayaran. Setiap kuitansi pasti memiliki kolom nomor di bagian atas. Nomor tersebut berfungsi untuk memudahkan pengguna dalam mengecek kredibilitas kuitansi.
2. Tulis Nama Penyetor dan Penerima
Selain nomor, Anda juga perlu memasukkan nama penyetor dan penerima. Nama harus ditulis dengan lengkap agar lebih jelas dan rinci.
3. Masukkan Tanggal Pembayaran
Tanggal pembayaran harus sesuai dengan realita yang ada. Hal ini penting untuk diperhatikan karena berkaitan dengan waktu kejadian transaksi. Jadi, jangan sampai melakukan rekayasa terkait format yang satu ini.
4. Masukkan Jumlah Uang
Langkah berikutnya adalah masukkan nominal uang yang dibayar. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, jumlah uang perlu dimasukkan dengan rinci, yakni dalam bentuk angka dan huruf.
5. Tulis Deskripsi Pembayaran
Dalam kuitansi umumnya terdapat kolom pembayaran. Dalam kolom tersebut, Anda bisa menuliskan deskripsi pembayaran secara detail. Hal ini bertujuan agar penerima kuitansi dapat memahami fungsi pembayaran dan penerimaan kuitansi tersebut.
6. Bubuhkan Tanda Tangan
Tanda tangan termasuk bagian yang tidak boleh sampai terlewatkan. Hal ini mampu menjelaskan identitas pihak yang menerima uang tersebut dalam transaksi. Agar lebih meyakinkan, maka sertakan stempel toko atau perusahaan. Secara umum, kuitansi adalah alat bukti transaksi yang memiliki banyak fungsi, baik untuk penerima uang maupun pihak yang membayar. Format pembuatan kuitansi juga harus diperhatikan agar tidak terjadi kesalahpahaman di kemudian hari.