Pengertian Dokumentasi

Posted on

GuruAkuntansi.co.id Kali ini akan membahas tentang pengertian dokumentasi beserta jenis-jenis, fungsi dan tujuannya. Berikut penjelasannya…

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi adalah kegiatan atau proses sistematis dalam mengumpulkan, mencari, menyelidiki, menggunakan, dan menyediakan dokumen untuk memperoleh informasi, informasi dan bukti, dan menyebarkannya kepada pengguna.

Ada juga definisi dokumentasi sebagai kegiatan atau proses penyediaan dokumen menggunakan bukti akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.

Misalnya, data yang diperoleh melalui proses dokumentasi dapat digunakan untuk memperkenalkan perusahaan kepada karyawan baru atau melacak catatan yang dilakukan oleh karyawan yang sudah pensiun.

Oleh karena itu, di dunia kantor, aktivitas ini dikaitkan dengan proses administrasi.

pengertian dokumentasi

Beberapa orang menyamakan dokumentasi dengan arsip di perpustakaan. Meskipun tidak selalu seperti itu. Beberapa ahli menggambarkan pengertian dokumentasi sebagai kumpulan atau kumpulan dokumen tentang subjek tertentu.

Berikut ini adalah definisi dokumentasi menurut para ahli, termasuk:

Menurut Paul Otlet

Dalam Konferensi Ekonomi Internasional 1905, Paul Otlet menggambarkan gagasan dokumentasi sebagai kegiatan khusus dalam bentuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, menemukan kembali, dan mendistribusikan dokumen.

Menurut Nurhadi Magetsari et al

Dokumentasi adalah bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk dan sifat dari mana informasi dicatat, direkam atau diukir, yang menyampaikan informasi dalam bentuk fakta.

Menurut Federatioon Internationale de Decomentation (FID)

Dokumentasi adalah kegiatan mengumpulkan dan menyebarluaskan berbagai jenis dokumen tentang semua pekerjaan manusia.

Jenis-Jenis Dokumentasi Secara Umum

1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan

  • Dokumen pribadi; dokumen yang terkait dengan kepentingan individu. Contoh: SIM, Akta Kelahiran, KTP, Diploma.
  • Dokumen Perdagangan; dokumen yang berkaitan dengan perdagangan atau transaksi jual beli. Contoh: cek, catatan, kwitansi.
  • Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan informasi administrasi suatu pemerintahan. Contoh; Hukum, Peraturan Pemerintah.
Baca Juga :  Pengertian Market Share (Pangsa Pasar)

2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik

  • Dokumen literer; dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, ditarik, atau direkam. Umumnya dokumen ini ada di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, film.
  • Dokumen perusahaan; dokumen dalam bentuk benda bersejarah. Umumnya dokumen ini ada di museum. Contoh: patung, fosil, dll.
  • Dokumen Pribadi; dokumen dalam bentuk surat / arsip yang biasanya disimpan dengan sistem pengarsipan. Contoh: surat dagang, surat resmi, laporan.

3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya

  • Dokumentasi dinamis, yaitu dokumen yang dapat digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, semi aktif, dinamis dan aktif).
  • Dokumentasi statis, yang merupakan dokumen yang tidak dapat digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (menyalin dokumen, dokumen literal, dokumen private).

4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya

  • Dokumen tekstual; berisi informasi dalam bentuk tertulis. Contoh: majalah, buku, katalog, koran, dan lainnya.
  • Dokumen non-kontekstual; dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contoh: peta, grafik, gambar, rekaman, dll.

5. Dokumen Berdasarkan Jenis

  • Dokumen fisik; dokumen yang berkaitan dengan bahan, ukuran, berat, tata letak, fasilitas, dll.
  • Dokumen intelektual; dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode distribusi, metode perolehan, keaslian dokumen, dll.

6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi

  • Dokumen Utama; dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi.
  • Dokumen Sekunder; dokumen yang menyajikan informasi tentang literatur primer. Biasanya juga disebut dokumen bibliografi.
  • Dokumen Tersier; dokumen yang menyajikan informasi tentang literatur sekunder. Contoh: buku, teks panduan literatur.

Jenis Dokumen dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, dokumentasi ini penting karena perusahaan dapat melakukan strategi dan analisis berdasarkan data yang valid. Dokumentasi juga bertindak sebagai ukuran kondisi perusahaan.

Baca Juga :  Pengertian Pasar Persaingan Sempurna

Ada sangat banyak jenis dokumen bisnis. Biasanya perusahaan menggunakan dokumen untuk berkomunikasi dan bertransaksi untuk mencapai kesepakatan hukum.

Nah, ada beberapa jenis dokumen bisnis yang harus Anda ketahui. Diantara yang lain:

1. Email dan Memorandum

Karyawan biasanya menggunakan e-mail untuk berinteraksi, tetapi sebelum media ini populer, mereka sering menggunakan memorandum.

Namun, ternyata memo itu masih digunakan jika ada sesuatu yang harus dirahasiakan, terutama tentang pengarsipan.

2. Business Letters

Surat bisnis digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Ini dapat mencakup kolega, konsumen, layanan, profesional, pemerintah, calon karyawan dan banyak lagi. Hari ini, lebih banyak surat bisnis dikirim melalui email karena lebih efektif.

3. Business Report

Format laporan bisnis lebih formal dan lebih panjang dengan cakupan topik seperti data keuangan, angka penjualan, kepatuhan keselamatan, rencana pemasaran dan sejenisnya.

Laporan bisnis juga lebih rinci dengan menambahkan grafik, gambar, grafik, studi kasus ke statistik.

Umumnya laporan ini juga diberikan kepada investor seperti laporan penjualan dan perbandingan.

4. Dokumen Transaksi

Dokumen transaksi digunakan untuk memotong waktu sehingga transaksi bisnis lebih cepat. Biasanya dalam bentuk faktur, surat pesanan dan sebagainya. Tergantung pada jenis bisnisnya.

5. Dokumen Finansial

Dokumen keuangan mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan penggajian, sejarah bank, dll.

Laporan ini digunakan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan. Apakah pendapatan dalam beberapa bulan terakhir surplus atau tidak.

Dari beberapa jenis dokumentasi, salah satu yang paling penting adalah dokumen perdagangan. Anda dapat mulai mempelajari dokumen perdagangan ini dalam daftar berikut:

  • Surat/dokumen perkenalan
  • Surat/dokumen daftar harga
  • Surat/dokumen penawaran
  • Surat/dokumen pesanan
  • Surat/dokumen invoice (tagihan)
  • Surat/dokumen pengiriman barang
  • Rekening dan Faktur
  • Surat/dokumen pengaduan
  • Surat/dokumen berisi tuntutan beserta penyelesaiannya
  • Surat/dokumen gugatan
  • Surat/dokumen memo kredit
  • Surat/dokumen pengajuan kredit
  • Surat/dokumen perjanjian
  • Surat/dokumen rekomendasi
  • Surat/dokumen keputusan
Baca Juga :  Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning)

Proses dokumentasi adalah hal yang paling sepele dan memakan waktu. Karena itu, ketika sebuah bisnis baru dimulai, membangun sistem administrasi dan dokumentasi yang tepat harus segera dilakukan.

Fungsi Dokumentasi

1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum

  • Memberikan informasi tentang konten dokumen untuk pengguna
  • Memberikan bukti dan data akurat tentang deskripsi dokumen
  • Melindungi dan simpan konten fisik dan dokumen
  • Menghindari kerusakan dokumen
  • Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan untuk penelitian oleh para ilmuwan
  • Mengembangkan kumpulan dokumen untuk negara dan negara
  • Memberikan jaminan integritas dan keaslian informasi dan data yang terkandung dalam dokumen

2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan

Di perusahaan, ada banyak fungsi dokumentasi, termasuk:

  • Sebagai memori perusahaan digunakan untuk menjaga agensi
  • Membantu membuat keputusan, melaksanakan perencanaan dan melakukan pengawasan
  • Digunakan sebagai alat bukti
  • Digunakan sebagai referensi histori
  • Penyedia informasi untuk keuangan, personalia dan hal-hal lain yang nantinya akan dibutuhkan oleh berbagai manajemen perusahaan
  • Untuk tujuan pendidikan karyawan baru
  • Untuk menjaga hubungan perusahaan dengan masyarakat, khususnya klien

Peran dan Tujuan Dokumentasi

Seperti disebutkan sebelumnya dalam penjelasan tentang pemahaman dokumentasi, tujuan dari kegiatan dokumentasi adalah untuk memperoleh informasi, informasi tentang pengetahuan, dan bukti.

Beberapa peran dokumentasi termasuk:

  • Membantu layanan di bidang dokumentasi
  • Mempublikasikan jurnal publikasi dokumentasi
  • Mengadakan konferensi seminar ilmiah
  • Membantu perkembangan ilmu pengetahuan
  • Membuat dan mengembangkan metode pemrosesan dokumen
  • Menbuat dan kembangkan katalog

Tugas dan Kegiatan Dokumentasi

  • Mencari dan kumpulkan materi
  • Mencatat dokumen dan proseskan
  • Mempublikasikan dan bagikan dokumen (sesuai kebutuhan)
  • Pengarsipan atau filling

Baca Juga :

Demikian pembahasan tentang pengertian dokumentasi beserta jenis-jenis, fungsi dan tujuannya. Semoga bermanfaat, dan Terima kasih.

Pengertian Dokumentasi
5 (100%) 8 vote[s]